Kostenrechnung als Investition in Ihre Top-Klienten

Die Kostenrechnung als Teil des Systemlösungsangebots einer Steuerberatungskanzlei

Mit Zeit verhält es sich ähnlich wie mit Geld. Man muss meist erst etwas davon investieren, um anschließend mehr davon zu haben.

Genauso ist es wahrscheinlich auch in Ihrer Steuerberatungskanzlei. Über viele Jahre gewachsene Strukturen sind oft Stückwerk und nicht mehr zeitgemäß, viele Prozesse sind meist nicht ausdefiniert und laufen daher nicht optimal, es gibt viele Schnittstellen, die immer wieder Herausforderungen darstellen und vorhandene Möglichkeiten – z.B. die Buchhaltungs-Software oder das Thema Digitalisierung und Automatisierung betreffend – werden einfach nicht genutzt. Das alles kostet laufend Zeit und damit Geld.

Um dies zu ändern, müsste in Ihre Kanzlei investiert werden – und zwar in erster Linie Zeit! Es geht darum, nicht nur in der Kanzlei zu arbeiten, sondern an der Kanzlei zu arbeiten.

Beispiel Kostenrechnung:

Wenn Sie für Ihre Klienten jährliche Informationen wie bspw. die für die Kalkulation benötigten Gemeinkostenzuschläge und Stundensätze ermitteln, dann wird dies mit einer entsprechend ausgestalteten Kostenrechnung im wahrsten Sinne des Wortes „auf Knopfdruck“ funktionieren. Falls Sie jedoch keine Kostenrechnung eingerichtet haben, dann werden Sie entweder eine andere Logik vorgesehen haben (z.B. die getrennte Verbuchung von Einzelkosten und Gemeinkosten auf unterschiedliche, eigens dafür angelegte Fibu-Konten) oder Sie müssen jedes Jahr aufs Neue die Kostensatz-Ermittlung „händisch“ durchführen.
Der Unterschied: Die Einrichtung einer Kostenrechnung ist eine Investition und kostet v.a. einmalig Zeit (wobei Sie zumindest einen Teil davon an Ihren Klienten verrechnen können, weil Sie diesem ja einen wiederkehrenden „automatischen“ Zusatznutzen bieten). Die beiden anderen Lösungen funktionieren nur mit Hilfs- und Nebenrechnungen und kosten Jahr für Jahr Zeit (und ob Sie diese stets in vollem Umfang an Ihren Klienten verrechnen können, ist bestimmt nicht immer gesichert).

Und: Eine Kostenrechnung kann freilich viel mehr, als „nur“ die Grundlagen für die Kalkulation zu liefern. Durch eine effizient aufgebaute, maßgeschneiderte Kostenrechnung können folgende fünf betriebswirtschaftliche Aufgaben nachhaltig erfüllt werden:

1. Preiskalkulation und Preisbeurteilung durch die Ableitung der Kalkulationssätze
2. Kontrolle der Wirtschaftlichkeit – auf der Ebene Kostenarten sowie v.a. auf der Ebene Kostenstellen (durch Soll/Ist-Vergleich)
3. Erfolgsermittlung (mittels Kurzfristiger Erfolgsrechnung – KERF) – für das Gesamtunternehmen sowie für einzelne Sparten oder Profit Center
4. Bestandsbewertung durch die Ermittlung der Herstellkosten von Halbfertigen (HF) und Fertigerzeugnissen (FF)
5. Gewinnung von Entscheidungsunterlagen (wie bspw. für unterschiedliche Fertigungsverfahren, Make-or-Buy, die Produktionsprogramm-Planung etc.) v.a. durch die Erstellung von Deckungsbeitragsrechnungen.

Und genau das spricht generell – für jedes Unternehmen ab einer bestimmten Größe und Komplexität – für ein eigenständiges Rechenwerk Kostenrechnung:

1. Mit einer gemäß den individuellen Anforderungen konzipierten Kostenrechnung legen Sie die Basis, um auf Knopfdruck Informationen zu generieren, die weit über jene aus der Finanzbuchhaltung hinausgehen.
2. Mit einer Kostenrechnung legen Sie auch den Grundstein zur zielorientierten Steuerung des Unternehmens (Schlagwort: Controlling).

Grundsätzlich gilt: Steuerberatungskanzleien, die in der Lage sind, ihren Klienten neue, i.S.v. zusätzliche Leistungen zu liefern und als Gesamtsystemlösungsanbieter zu fungieren, sind nachhaltig erfolgreicher. – Diese zusätzlichen Fakten sprechen daher aus der Sicht des Steuerberaters für eine Kostenrechnung für die Top-Klienten:

1. Durch das zur Verfügung stellen von entscheidungsrelevanten Informationen aus der Kostenrechnung schaffen Sie für Ihre Klienten einen signifikanten Zusatznutzen und können diese weiter und stärker an Ihre Kanzlei binden.
2. Die Kostenrechnung stellt Ihre Mehrwertlösung im Rahmen Ihrer klassischen Systemprodukte „Lohnverrechnung – Finanzbuchhaltung – Jahresabschluss und Steuerberatung“ dar. Mit dieser erweiterten Gesamtlösung werden Sie noch stärker der Lösungsanbieter für Ihre Klienten.
3. Mit einer Kostenrechnung legen Sie auch den Grundstein zur umfassenden betriebswirtschaftlichen Beratung Ihrer Klienten.

Und das spricht gegen ein zusätzliches Kostenrechnungssystem:

Ein zusätzliches System, das zusätzliche Informationen liefert, bedeutet auch zusätzlichen Aufwand. Damit eine Kostenrechnung funktioniert, muss jede Buchung auf ein Erfolgskonto gleichzeitig mit der Buchung auf eine Kostenstelle (…) kombiniert werden; der Buchungs-Code lautet mit einer Kosten(stellen)rechnung daher immer: Erfolgskonto + Kostenstelle. Dies ist eindeutig Zusatzaufwand.

Bevor Sie nun also daran gehen, eine Kostenrechnungslösung für einen Ihrer Klienten zu konzeptionieren, beantworten Sie sich erst die folgenden Fragen:

1. Können die erforderlichen Output-Informationen gem. den fünf oben dargestellten Aufgaben der Kostenrechnung auch einfacher (und gleichzeitig in einem zeitlich vertretbaren Rahmen) generiert werden (z.B. durch ein sich in Grenzen haltendes Erweitern des Fibu-Kontenplans und durch bereits vorhandene Zusatzaufzeichnungen etc.)?
2. Kann sichergestellt werden, dass die notwendigen Input-Informationen, auf welche Kostenstelle der jeweilige Betrag gebucht gehört, stets vorliegen, d.h. vom Klienten zur Verfügung gestellt werden bzw. einer schlüssigen Logik folgen?
3. Kann die zusätzlich aufzuwendende Zeit zum Führung einer Kostenrechnung an den Klienten verrechnet werden, d.h. können Sie Ihren Klienten tatsächlich mit einer Kostenrechnung „abholen“ und ihm den Zusatznutzen „verkaufen“?
   Und ergänzend:
4. Gibt es Ansatzpunkte, auf Basis von Informationen aus der Kostenrechnung weiterführende betriebswirtschaftliche Beratungen für den Klienten durchführen und verrechnen zu können – und wie groß ist das diesbezügliche Potenzial?