Keine Zeit!

Zeitgemäße Führung, Ausrichtung, Organisation – alles wichtige Dinge für eine Kanzlei. Sie erfordern allerdings eines von Ihnen – und das ist Zeit. Jedoch das liebe Tagesgeschäft raubt einem die Zeit und alle Steuerberater stöhnen „Keine Zeit“.

Wer nicht mit der Zeit geht, geht mit der Zeit!

Sprichwort

In der klassischen Zeitmanagementliteratur findet man dazu unter anderem den Lösungsvorschlag: „Delegieren Sie mehr!“ Klingt logisch, jedoch kommt aus dem Berufsstand sofort das Gegenargument: „Wir dürfen unseren Mitarbeiter nicht zu viel aufladen!“. Dahinter steckt die Angst, dass Mitarbeiter bei Überforderung bzw. großer Veränderung gehen könnten. Somit sind viele in einem Cach-22 Dilemma gefangen und die Kanzleipartner bekommen immer noch Aufgaben und Tätigkeiten dazu, die wieder Zeit rauben. Ich kann Ihnen keine Zeit schenken, aber zwei Wege aufzeigen, wie Sie zum mehr Zeit kommen können.

Der eine Weg nennt sich Change Management. In einem vor kurzem erschienen Artikel habe ich beschrieben, was die wesentlichen Elemente bzw. die grundsätzliche Vorgehensweise dazu ist. Das begleitende Change Management ist wichtig, damit die Mitarbeiter verstehen, warum es diese Aufgabenverteilung, dieses neue Softwaresystem braucht und was sie selbst davon haben. Man muss die Betroffenen zu Beteiligten machen um mehr Zeit (für alle) zu erhalten. Hüten Sie sich gleichzeitig folgenden psychologischen Falltüren:

1. Tote Pferde tatsächlich begraben: zB kaum nachgefragte Leistungen, alte Softwaresysteme, unnötige Excel-Listen, etc, etc. Damit wird Zeit frei!
2. Warten auf Godot – unser Kanzlei-Softwareanbieter wird das regeln. Softwareanbieter können und wollen nicht für jeden eine individuelle / neue Lösung entwickeln. Und Software braucht Organisation und Prozesse damit Sie effektiv wird.
3. Sie müssen nicht bei jedem Projekt dabei sein – denn damit werden Sie zum Engpassfaktor!
4. Entlernen ist schwieriger als lernen – Helfen Sie Ihren Mitarbeitern beim Entlernen von alten Gewohnheiten. Gehen Sie mit gutem Beispiel voran.

Der andere Weg fängt bei Ihnen selbst an. Stellen Sie sich mal folgende Frage:

Was sind die drei Schlüssel-Tätigkeiten, in denen ich wirklich gut bin? Welchen Anteil meiner Arbeitszeit verwende ich, um diese Schlüsseltätigkeiten mit bestmöglichem Ergebnis zu bewerkstelligen? Konkret bedeutet dies für Sie: Schreiben Sie mindestens eine Woche lang einen Tätigkeitsbericht (dh was haben sie getan und was haben Sie damit bewirkt?)

Nach diesem ersten Schritt haben Sie Schwerpunkte für sich erarbeitet. Diese Schwerpunkte helfen Ihnen konsequent NEIN zu sagen. Dazu zwei konkrete Vorgangsweisen:

Der Steuerberater/die Steuerberaterin muss für seine/ihre Mitarbeiter da sein – aber nicht andauernd. Planen sie in Ihrem Terminkalender einmal pro Woche zwei Stunden CHEFZEIT. Keine Telefonate, keine Besprechungen, keine Mitarbeiterfragen, etc. Kümmern Sie sich heute die echten Engpässe in Ihrer Kanzlei, damit Sie morgen mehr Lebensqualität und/oder mehr Erfolg haben. Arbeiten Sie AN Ihrer Kanzlei und nicht IN Ihrer Kanzlei. Zum Beispiel Kanzleientwicklung, EDV/Digitalisierung, Personal und Schulungen, Marketing und v.a. Strategie.Der Steuerberater/die Steuerberaterin muss für seine/ihre Mitarbeiter da sein – aber nicht

Hüten Sie sich vor Rückwärtsdelegation: Wenn Mitarbeiter nie Selbständigkeit erfahren haben, kommen diese mit jedem Problemchen zu Ihnen. Führen Sie Ihre Mitarbeitern mit der richtigen Fragetechnik: „Welche Überlegungen haben Sie schon unternommen?“, „Was haben wir in ähnlichen Fällen gemacht?“, „Wer könnte Ihnen sonst noch weiterhelfen?“ und lassen Sie den Mitarbeiter einen Vorschlag machen. andauernd. Planen sie in Ihrem Terminkalender einmal pro Woche zwei Stunden CHEFZEIT. Keine Telefonate, keine Besprechungen, keine Mitarbeiterfragen, etc. Kümmern Sie sich heute die echten Engpässe in Ihrer Kanzlei, damit Sie morgen mehr Lebensqualität und/oder mehr Erfolg haben. Arbeiten Sie AN Ihrer Kanzlei und nicht IN Ihrer Kanzlei. Zum Beispiel Kanzleientwicklung, EDV/Digitalisierung, Personal und Schulungen, Marketing und v.a. Strategie.