Die WT-Kanzlei in fünf und in zehn Jahren

Es wird niemand überraschen, dass die Zukunft der WT Kanzlei und die fortschreitende Digitalisierung untrennbar zusammen hängen. Die Digitalisierung ist unumkehrbar. Zu einem (bislang) geringen Teil, wird die Digitalisierung der WT-Kanzlei durch die Finanzverwaltung vorangetrieben (Stichwort FinanzOnline), zum anderen bringen Generationswechsel unter den Klienten und einfach die Verfügbarkeit digitaler Kommunikationswege diese Anforderungen an den Berufsstand heran. 

Meiner Einschätzung nach waren jedoch alle Prognosen über den erwarteten Fortschritt der Digitalisierung bislang falsch und wurden bei weiten nicht so rasch in die Praxis umgesetzt, wie erwartet wurde. Allerdings gehe ich auch davon aus, dass die Geschwindigkeit, mit der sich die Digitalisierung weiter in der Wirtschaft und damit auch im Berufsstand der Wirtschaftstreuhänder ausbreiten wird, für immer rascher ansteigend. 

Was also wird in fünf und in zehn Jahren in unseren WT-Kanzleien los sein?

Was muss ich wann dafür tun, dass es in fünf und in zehn Jahren (immer noch) gut läuft? Wie lange kann ich mir noch Zeit lassen mit der Digitalisierung und gibt es auch eine Zukunft ohne Digitalisierung in der WT Branche?

Die Option, sich an der Digitalisierung „vorbei zu schummeln“, sehe ich nicht und verneine diese Möglichkeit entschieden. Sowohl von Seiten der Finanzverwaltung als auch von den Klienten ist hier mit steigendem Druck zu rechnen. Bislang fordert die Finanz „nur“ die Verwendung von FinanzOnlinefür bestimmte Eingaben und die Bereitstellung von Buchungsdaten (vergl. § 131 Abs. 3 letzter Satz BAO). Im Fall der Nicht-Einreichung von Steuererklärungen über FinanzOnlinesieht das Gesetz bereits empfindliche Sanktionen vor. Mandanten werden von sich aus die Digitalisierung einfordern. Zum einen, weil sie aus der Kollegenschaft und dem Bekanntenkreis erfahren werden, wie (und wie günstig!) deren Steuerberater arbeitet und um wieviel einfacher es ist, Zettel im Stapel auf den Scanner zu legen als mühsam gelocht in Ordner zu schlichten. 

Wie bereits erwähnt, haben sämtliche Prognosen der letzten Jahre das Tempo, mit dem diese Veränderungen eintreten, überschätzt. Lassen wir uns davon nicht täuschen – die Geschwindigkeit wird steigen und es liegt nicht in der Macht der WT-Branche, diese Geschwindigkeit zu drosseln, bestenfalls zu beschleunigen. 

Das bringt mich zu nächsten Punkt, nämlich der Tatsache, dass viele Kanzleien zwar den Schritt in die Digitalisierung bereits begonnen haben. Gleichzeitig kenne ich nur sehr wenige Kanzleien, die den Weg auch zu Ende gegangen sind. Digital bedeutet für die Mehrzahl einfach „nichts mehr (oder zumindest weniger) ausdrucken“. Wie und wo dann die digitale Ablage erfolgt, ist dann nicht mehr so im Focus der Verantwortlichen. 

Derartige Zwischenlösungen bieten jedoch eine große Anzahl von Unsicherheiten und Lücken im Qualitätsmanagement. Beispielsweise ist die digitale Ablage im Windows Explorer zwar digital, erfüllt jedoch nicht die Voraussetzungen einer (echten) digitalisierten Kanzlei und zwar schon alleine deshalb, weil daneben wohl auch noch digitale Ablage in einem dafür geeigneten Datenbanksystem (und möglicherweise auch noch eine weitere in Papierform) gepflegt wird. 

Im Hinblick auf die (Weiter-)Entwicklung von digitalen Strukturen, die die Kanzlei fit für die Aufgaben in fünf und in zehn Jahren machen, steht – wie in allen Change Management Prozessen – eine Analyse der Ist Situation. Darauf aufbauend können Maßnahmen ergriffen werden, die einerseits den Erwartungen der Kanzleileitung für die nächsten Veränderungen und andererseits auf Voraussetzungen aufbauen, die von Seiten der Systemlieferanten geboten werden. 

Ziel dabei ist es, die Kanzlei WIRKLICH DIGITAL zu machen! Wie bereits angeführt, wurde der Weg der Digitalisierung von vielen Kanzleien nicht zu Ende gegangen. Beispiele aus vielen Digitalisierungs-Projekten und auch durch die fachliche Begleitung der drei Case-Studies der KSW zur Digitalisierung mit insgesamt mehr als 50 teilnehmenden Kanzleien habe ich mitgenommen, dass für viele Kollegen eine „digitale“ Kanzlei dadurch ausgemacht wird, dass …

1. Buchungsbelege digital erfasst und mit der Buchung gespeichert werden, dass 
2. E-Mails nicht mehr ausgedruckt, sondern in Klienten-Ordnern im Outlook „hinübergezogen“ werden und 
3. andere Auswertungen in eine Explorer-Struktur je Klient/Tätigkeitsbereich/Jahr/… (oder in einer vergleichbaren Systematik) abgelegt werden. 

Eine digitale WT-Kanzlei zeichnet sich hingegen durch die Schaffungund Wartungeiner einheitlichen, zentralen, digitalen Datenbasisaus. Diese Datenbasis wird in einer strukturierten Datenbank organisiert. Einheitliche Kanzleistandards ermöglichen es den berechtigten Mitarbeitern sich nach vorgegebenen und vorhersehbaren Methoden im Datenbestand zu orientieren, Informationen abzulegen und wieder aufzufinden. 

Als zentrale Maßnahme für die Erreichung einer auch in fünf und zehn Jahren leistungsfähigen und (wirklich) digitalen Kanzlei ist daher der umfassende Einsatz eines geeigneten Datenbanksystems anzusehen. Daneben gilt es die digitalen Schnittstellen der Kanzlei nach außen zu entwickeln und zu verwalten. Das betrifft die Datenübernahme der Daten der Buchhaltung sowie die durchgängige und sichere digitale Kommunikation mit Mandanten, Behörden und Dritten. Ergänzend kann angeführt werden, dass auch Schnittstellen zu Wissens-Datenbanken (Fachliteratur, Judikatur, Legislative, …) in der Kanzlei der Zukunft eine wichtige – vielleicht sogar unverzichtbare – Informationsquelle ist und noch mehr sein wird.  

Durch organisatorische Maßnahmen ist sicher zu stellen, dass der gesamte aktuelle Informationsbestand der Kanzlei in die digitale Datenbasis Eingang findet. Dies kann durch automatische Verknüpfungen von Datenquelle und Datenbank erfolgen oder durch menschliches Handeln, etwa Einscannen von Dokumenten. Die Datenbank ist laufend auf aktuellem Informationsstand zu halten. Daher müssen alle ein- und ausgehenden Informationen möglichst zeitnah in die Datenbank eingepflegt werden, um die kontinuierliche Erledigung der Arbeiten sicher gewährleisten zu können

Die Kanzlei der Zukunft aber „nur“ als digital zu bezeichnen, wäre jedoch zu wenig. Ebenso  maßgeblich wird sein, wie und wohin der Berufsstand die Klienten erziehen und begleiten wird. Das bedeutet, dass viele der entscheidenden Vorteile der digitalisierten Kanzlei im abgestimmten Zusammenspiel zwischen Kanzlei und Mandant erst entstehen bzw. (besser) genutzt werden können. Diese Abstimmung auf einander betrifft aus meiner Sicht folgende Teilbereiche:

• Organisation des digitalen Rechnungswesens; Datenimport aus Vorsystemen (Warenwirtschaft, Fakturierung, Bankdatenrückverbuchung, elektronischer Kassenimport, Übernahme der Lohn-Buchhaltung)
• Aufbereitung und Qualität der Datenauswertungen; Salden- und OP-Listen als monatliche Auswertung an Mandanten zu übermitteln wird – und sollte bereits seit langem – nicht mehr ausreichen, um den Bedürfnissen des Mandanten zu entsprechen. Stattdessen werden betriebswirtschaftlich aussagekräftige Kalkulationen dem Standard entsprechen müssen.
• Eine Anbindung des Mandanten an Informationen aus FinanzOnlineüber die Kanzlei stellt eine weitere anzustrebende Entwicklung dar. 

Ein wohl in allen künftigen Entwicklungen relevanter Faktor wird wohl die so genannten „künstliche Intelligenz“ sein. Sowohl im Bereich der einfachen Datenanalyse des Inhalts von Rechnungen (hier ist zu erwarten, dass AI die OCR nachhaltig beeinflussen und wohl erst wirklich verlässlich machen wird) als auch bei der Auswahl und Aufbereitung der oben bereits erwähnten betriebswirtschaftlich aussagekräftige Auswertungen sind gravierende Veränderungen zu erwarten. 

Was ist also heute zu tun, um auch in fünf und zehn Jahren über eine zeitgemäß operierende und leistungsfähige Kanzlei zu verfügen:

• Halten Sie Ihre Kanzlei „am Ball“ und rüsten Sie technisch auf den aktuellen Stand
• Informieren Sie sich über die Leistungsfähigkeit Ihrer eingesetzten Werkzeuge und schrecken Sie auch nicht davor zurück, Ihre Software auszuwechseln, wenn Sie feststellen, dass diesen den Anforderungen einer modernen WT-Kanzlei nicht (mehr) entspricht
• Überdenken Sie die „althergebrachten“ Geschäftsprozesse und eliminieren Sie unproduktive Tätigkeiten
• Gehen Sie proaktiv auf Ihre Mandanten zu und beginnen Sie die digitalen Schnittstellen anzubieten bzw. einzufordern
• Trauen Sie sich, in Experimente mit unbekanntem Ausgang zu investieren, um neue und innovative Prozesse auszuprobieren. 

Stellen Sie sich auf einen Prozess ein, bei dem Sie weder (genau) den Weg, noch das Ergebnis kennen; die Kanzlei wird – um erfolgreich zu sein – in fünf und noch mehr in zehn Jahren eine andere sein müssen, als sie heute ist. Nur – wie diese dann wirklich aussieht, das können wir anstreben, aber niemals mit Sicherheit aus der Distanz von fünf oder mehr Jahren wissen. 

Autor: Lukas Hübl