Kanzlei-Organisation in 90 Tagen
Das 90-Tage-Projekt „Kanzlei-Organisation“ ist kein Seminarprogramm, aus dem Sie oder Ihre Mitarbeiter mit ein paar neuen Ideen im Hinterkopf nach Hause gehen. Es ist vielmehr ein Prozess, in dem „die Dinge“ Schritt um Schritt geändert werden. „Hands On“ ist das Prinzip.
Die Umstellung Ihrer Kanzleiorganisation wird von Ihnen und Ihren Mitarbeitern bewerkstelligt, nicht von uns. Wir geben Ihnen Inputs, wo und wie Sie anpacken können. Wir bringen Ihnen viele Vorschläge, Muster, Anleitungen und Berichte aus unseren bisherigen erfolgreichen Projekten. Praxisbeispiele aus unserer eigenen Kanzlei, die wir live vorführen, geben Ihnen und Ihrem Team mehr als nur eine Idee, wie es funktioniert. Ihr Team gestaltet die künftigen Geschäftsprozesse selbst. So ist gewährleistet, dass alle Lösungen auch für Ihre Kanzlei maßgeschneidert sind.
In 6 Schritten zum Ziel
In diesen 6 Schritten kann Ihr Projekt ablaufen, damit Sie künftig Ihre vorhandenen Ressourcen nachhaltig und signifikant besser nutzen:
1. Standortbestimmung
Inhouse-Analyse der aktuellen Abläufe in Ihrer Kanzlei
Im ersten Schritt werden die bestehenden Abläufe in den Kernprozessen Buchhaltung, Personalverrechnung, Bilanzierung und Beratung sowie der Kanzleiverwaltung von uns systematisch im laufenden Kanzleibetrieb vor Ort beobachtet, dokumentiert und strukturiert.
Bereits in dieser Erhebungsphase kommt es im Gespräch mit Kanzlei-Mitarbeitern immer wieder zu einem sofort wirksamen Ausschalten erster unproduktiver Arbeitsschritte, die einfach nicht (mehr) notwendig sind.
2. Konzept – Plan – Konkretisierung
Präsentation und Diskussion der Analyse-Ergebnisse – konkrete Vorschläge und Sofortmaßnahmen
Die Ergebnisse der Inhouse-Analyse werden übersichtlich zusammengefasst und gemeinsam durchgegangen. Ausbaupotentiale bestehender guter Arbeitsabläufe werden beleuchtet, Ursachen und Auswirkungen der festgestellten optimierbaren Arbeitsabläufe werden im Detail erörtert, konkrete Vorschläge zur Verbesserung solcher Abläufe sowie zur Vermeidung neuer Unproduktivitätsfallen werden von uns vorgestellt. Solche Maßnahmen können beispielsweise sein:
- Anleitung zur Vermeidung nicht notwendiger Ausdrucke und dem damit verbundenen Aufwand der Ablage
- Erläuterung der Stärkung von effizienten Prozessen sowie Verhinderung der (weiteren) Ausführung von ineffizienten Workflows
- Darstellung der leichteren Wiederauffindung von Informationen
- Einbindung von qualitätssichernden Maßnahmen
- Entwicklung der neuen Prozesse. Motto: Wünsch dir was! – Aber Achtung, diese Wünsche werden oft wahr!
3. Gute Prozesse stärken – mangelhafte Abläufe optimieren
Neudefinition der Geschäftsprozesse
Die Erkenntnisse der Inhouse-Analyse werden im dritten Schritt als Grundlage für die Neudefinition Ihrer Geschäftsprozesse genutzt. Gute Abläufe werden ausgebaut und weiter eingesetzt; gemeinsam mit den Mitarbeitern Ihrer Kanzlei werden neue, effiziente Arbeitsvorgänge entwickelt, die auf die einfache, rasche und qualitativ optimierte Erledigung Ihrer Kanzlei-Aufgaben bei hoher Wertschöpfung ausgerichtet sind.
Die individuellen Bedürfnisse Ihrer Kanzlei und Ihrer Mitarbeiter stehen dabei im Zentrum. Was nicht zuletzt auch eine wichtige Voraussetzung dafür ist, dass die neuen Prozesse mit hoher Mitarbeiterakzeptanz integriert werden können.
Ihr Projekt ist kein Seminar, aus dem Sie oder Ihre Mitarbeiter mit ein paar neuen Ideen im Hinterkopf nach Hause gehen. Es ist vielmehr ein Prozess, in dem „die Dinge“ Schritt um Schritt geändert werden. „Hands On“ ist das Prinzip.
4. Vorbereitung der Anpassungen
Schaffen der (System-)Voraussetzungen
Abhängig von den in Ihrer Kanzlei eingesetzten Werkzeugen wie Organisationshandbuch, Checklisten und insbesondere dem EDV-System, werden die Voraussetzungen zum Einsatz der im dritten Schritt entwickelten Geschäftsprozesse geschaffen. Primär wird dabei auf die bereits vorhandene Infrastruktur abgestellt, zusätzliche Investitionen werden nur unter zwei Voraussetzungen ins Auge gefasst:
- die aktuell verfügbaren Werkzeuge entsprechen nicht den grundlegenden Ansprüchen moderner Arbeitsmethoden (z.B. fehlende EDV-Branchenlösung für Wirtschaftstreuhänder, EDV-Ausstattung älter als ca 10 Jahre, fehlende Infrastruktur wie z.B. Scanner etc.) und
- die Investition ermöglicht in kurzer Zeit Einsparungen, welche die Investition deutlich übersteigen.
Die Anpassung von (System-)Voraussetzungen wird von Ihrem Administrator und/oder Softwarelieferanten vorgenommen. Mein Beitrag ist dabei, die konzeptionelle Vorbereitung, die Ihnen die Nutzung eines Systems „aus einem Guss“ ermöglicht, in dem Arbeitstechniken und Werkzeuge optimal auf einander abgestimmt sind.
5. Mitarbeiterschulung – DER wesentliche Erfolgsfaktor
Schulung und Umsetzung
Weder Organisation noch (EDV-)Werkzeuge sind „selbsterklärend“! Vor dem Beginn der Anwendung der neuen Abläufe erhalten alle Mitarbeiter eine Einschulung, die sie in die Lage versetzt, die neu installierten Prozesse sofort anzuwenden. Damit werden die Voraussetzungen für einen erfolgreichen, reibungsfreien Umstieg auf Ihr neues Kanzlei-System geschaffen.
6. Unterstützung „bis der Laden läuft“
Support
Über den Zeitpunkt der Umstellung der Geschäftsprozesse hinaus bietet das Programm begleitenden Support für alle Mitarbeiter, um die rasche und vollständige Umsetzung aller Maßnahmen in Ihrer Kanzlei zu gewährleisten.
Ihr Ansprechpartner:
Mag. Lukas Hübl
COMPENDIUM Steuerberatung
Franz Breitenecker Gasse 12, A-2380 Perchtoldsdorf
www.new-move.at
www.compendium.at
huebl@wachstumsturbo.at
Tel +43 (0)1 865 6515-0
Fax +43 (0)1 865 6515-15